1. Csoportosítsuk feladatainkat!
Ha ki sem látunk a felgyűlő feladatok tengeréből, érdemes alkalmaznunk az időmenedzselés egyik legfontosabb alapszabályát, azaz fontos és kevésbé fontos, sürgős és kevésbé sürgős halmazokra bontani feladatainkat. Így jobban átlátjuk majd, hogy mely feladatokat kell leggyorsabban elintéznünk, és könnyebben hozzáállhatunk olvasatlan emaileink feldolgozásához.

2. Döntsük el, hogy baglyok vagy pacsirták vagyunk-e!
Figyeljük meg, melyik napszakban tudunk a legjobban összpontosítani. Ez van, akinél a reggel, másnál a délután, de olyan is van, aki éjjel tud igazán hatékony lenni. Fontos, hogy az idő nyomását ne stresszforrásként, hanem egy keretező tényezőként éljük meg („most kell megcsinálnom, tehát megcsinálom, és utána jó érzéssel tölt majd el, hogy megvan”), ami segíti a sorrendet és a prioritásokat kialakítani.

3. Kezeljük tudatosan a konfliktusokat!
Mindenkinek lehet rossz napja, és minden emberi viselkedésnek, reakciónak csak a kellő mértékben tulajdonítsunk jelentőséget. A rágódás nagyon nagy energiavámpír. Ha kellemtelen helyzetbe kerülünk a főnökünkkel vagy egy ügyféllel kapcsolatban, racionálisan kell átgondolni a történéseket, törekedve arra, hogy ha hibáztunk, azt legközelebb ne tegyük. Tanuljunk az ilyen kellemetlen esetekből, de igyekezzünk az önvádlást, a rágódást minimalizálni, mert nem hatékony stratégiák.

4. Zárjuk ki a lényegtelen dolgokat!
Fontos, hogy megtanuljuk időszakosan kizárni az adott helyzetben épp kevésbé fontos tényezőket. Ez elengedhetetlen ahhoz, hogy elegendő figyelmet fordítsunk aktuális feladatunkra, így pedig hatékonyan lássuk el azt. Ez a manapság egyre bevettebb fogalom, a "mindfulness" lényege is, ami azt az állapotot írja körül, amikor tudatosan jelen tudunk lenni az adott helyzetben anélkül, hogy figyelmünk elkalandozna. Kulcsfontosságú, hogy megtanuljunk összpontosítani, mert ellenkező esetben energiáink szétforgácsolódnak, és akár intenzívebb időbefektetés mellett sem tudunk kellően hatékonyak lenni a munkában vagy a magánéletben. Az, hogy kinél mi segíti a koncentrációt, egyéni: van, akinek a csönd, másnak a monoton háttérzaj vagy a zene. Fontos azonban az olyan ingerek kizárása, amelyek túl sokat kötnek le figyelmi kapacitásunkból.

5. Hagyjuk a munkahelyen a mindennapi stresszt!
Színezés, jóga, futás vagy éppen meditáció: minden olyan tevékenység kiváló, ami egy adott dologra irányítja a figyelmünket, ezzel lényegében kényszerítve koncentrációs kapacitásunkat, hogy adott idősávban kizárjon minden más ingert. Erre az elvre épülnek a meditációs technikák is, ezzel elérve, hogy az agy egyfajta “tisztuláson” esik át, pihen, és utána újra képessé válik dolgozni. Egyéni, hogy kinek mi jelent kikapcsolódás, lényeg, hogy szentlejünk naponta fél órát valamely tevékenységnek.